Как правильно арендовать офис для компании?
Если вам необходим офис, не стоит торопиться с арендой первого попавшегося помещения, так как при выборе офиса существует немало подводных камней, избежать которые помогут определённые правила.
Выбор офиса или коммерческой недвижимости зависит от специфики деятельности компании – представительского типа: офисы продаж, колл – центры, шоу - румы, магазины и др. и офисы, не связанные с приёмом посетителей. Представительские офисы должны соответствовать определённым требованиям, и не важно - офис рассчитан на несколько человек, или речь идёт об офисе для большой компании.
С помощью интернета, агентств недвижимости и СМИ поиск необходимого помещения под офис значительно облегчается. Прежде всего, ищите офис под свои производственные потребности, а также остерегайтесь дешёвых офисов, так такие офисы имеют ряд серьёзных недостатков, изъянов и существенных несоответствий. Для начала поинтересуйтесь у «соседей» по офису о репутации арендодателя и осмотрите офис в час пик. Неплохим бонусом будет наличие кафе, чайной или закусочной. Имиджевые офисы следует располагать на центральных магистралях, в офисных центрах города или на площадях крупных торговых предприятиях.Если предполагаемый офис находится на площадях торгового центра, следует учесть, что работа вашего офиса будет зависеть от жёсткого режима работы самого центра.
Не стоит арендовать офис на последних этажах, в подвальных помещениях и цокольных этажах – это нежелательный фактор и для работников офиса, и для его потенциальных посетителей. Не стоит рассматривать помещения слишком маленьких размеров или, наоборот, огромной площади. Для этого необходимо определиться не только с направлением деятельности компании, но и с назначением каждого помещения и количеством работающих сотрудников. Следует отказаться от аренды, если в одном здании или по соседству расположены офисы прямых или косвенных конкурентов.
Удобное местоположение офиса, наличие парковки, транспортная доступность, активное «движение» потоков населения, а также уровень отделочных работ, качественная мебель и необходимые коммуникации - инженерные, сантехнические, сигнализация, доступ в интернет и услуги связи считаются главными требованиями при выборе своего офиса.
Если здание или помещение вас устраивают, следует внимательно изучить ежемесячные отчисления непосредственно по аренде и стоимость коммунальных платежей, парковки, охраны, вывоза мусора, уборки помещений и придомовой территории. Необходимо сразу уточнять, входят ли расходы по обслуживанию в стоимость аренды. Все эти моменты, включая способ оплаты, сроки платежей, условия повышения тарифов на услуги, ответственность и обязательства обеих сторон, должны обсуждаться до заключения договора аренды и тщательно прописываться по каждому пункту договора. Договор следует зарегистрировать в соответствующих инстанциях, иначе вы в любой момент можете потерять преимущественное право арендатора.
Совершив поиск, выбор и последующую сделку по аренде офиса, учитывая все требования и правила по всем критериям, определяющим уровень вашей компании, вы можете спокойно заняться своей рабочей деятельностью.